Cierre fiscal 2025 para PYMES: impuestos, nómina y facturación electrónica

Lo primero es revisar que todas las ventas del año estén soportadas con factura electrónica válida y que toda devolución tenga su nota crédito asociada. Con eso, el IVA de ventas y el IVA descontable de compras se pueden conciliar sin sorpresas. No todo lo que compra genera IVA descontable, por eso conviene pedir al contador una revisión de soportes antes de cerrar.

En paralelo, mire las retenciones en la fuente: las que usted practicó a proveedores (que debe declarar y pagar) y las que sus clientes le practicaron a usted (pida y archive los certificados porque le sirven al momento de renta). Si vende en varias ciudades, no olvide el ICA y otros tributos locales; cada municipio puede tener reglas y plazos distintos. Antes de diciembre, pida una simulación de impuesto de renta para decidir, dentro de la norma, si conviene adelantar o diferir compras e inversiones. Y haga una limpieza de gastos no deducibles (multas, pagos sin soporte, consumos personales).

Nómina y prestaciones sin sobresaltos

El cierre sano en nómina tiene dos caras: pagos y reportes. En pagos, asegúrese de calcular y reconocer primas, vacaciones, cesantías e intereses de fin de año. En reportes, confirme que toda la nómina electrónica del año esté transmitida y aceptada, incluyendo correcciones y novedades. La otra pata es la seguridad social y parafiscales: haga un cruce mes a mes (salud, pensión, ARL, caja de compensación) y corrija las diferencias antes del 31 de diciembre. Si trabajó con contratistas, archive contratos, cuentas de cobro y las retenciones practicadas; esos papeles son la defensa de su contabilidad.

Facturación electrónica: numeración, notas y archivos

Revise la resolución de numeración (vigencia y rangos) y que no haya saltos. Si anuló o ajustó documentos, la forma correcta es con nota crédito o nota débito relacionada al folio original; nada de “cuadrar” con asientos sueltos. Guarde los XML y la representación gráfica ordenados por mes y consecutivo, porque ahí nacen casi todos los cruces. Si compró a no obligados a facturar, emita el documento soporte correspondiente; sin ese respaldo, la deducción cojea.

Conciliar de verdad: bancos, pasarelas, caja e inventarios

La contabilidad debe decir lo mismo que el banco y la pasarela. Haga una conciliación día a día de cuentas bancarias y pasarelas, incluyendo comisiones y los T+ (días de desembolso). La venta no es caja hasta que el dinero se abona. En caja, haga arqueos sorpresa en diciembre y documente diferencias; más vale corregir ahora que abrir enero con huecos.

Con clientes (cartera), arme un listado por antigüedad (0–30, 31–60, 61–90, +90 días) y defina provisión para lo dudoso, respaldada por evidencias de gestión. Con proveedores, confirme saldos y aproveche descuentos por pronto pago si su liquidez lo permite. En inventarios, haga conteo físico de categorías críticas, ajuste mermas y actualice costos según su política (promedio, PEPS, etc.). Termine con activos fijos al día: hoja de vida por activo, depreciación calculada y bajas registradas si ya no existen.

Hacer del cierre un insumo estratégico

Con la casa en orden, use la información para decidir. Analice el margen por categoría y canal para entender dónde gana en serio y qué catálogo debe ajustar. Mire su Top 20 de clientes por ticket y frecuencia para diseñar beneficios de fidelización en 2026. Calcule el ciclo de conversión de efectivo (días inventario + días cartera – días proveedores) y propóngase bajarlo trimestre a trimestre: cada día que recorta es oxígeno en caja. Y arme un plan de inversión 2026 que priorice tecnología y equipos que se paguen solos en un año por ahorro de tiempo, menos errores o más ventas. Cierre, además, con una breve matriz de riesgos (fraude, caídas de sistemas, dependencia de un proveedor) y qué control aplicará.

Calendario sugerido sin tecnicismos

Piense el cierre como una carrera de cuatro meses. En octubre, haga un pre–cierre: inventario físico de lo crítico, confirmación de saldos con clientes y proveedores, revisión de numeración y de la transmisión de nómina electrónica. En noviembre, concentre los ajustes contables (provisiones, depreciaciones, conciliaciones bancarias) y pida la simulación de impuesto para prever su caja de diciembre. En diciembre, ejecute el corte operativo: últimas facturas y notas a tiempo, arqueos de caja y bodegas, cálculo y reconocimiento de prestaciones. En enero, presente y pague lo que corresponda, archive soportes, deje actas internas y arranque el plan 2026 con metas de margen y una proyección trimestral de caja.

Un cierre ordenado evita sanciones, pero sobre todo le entrega números confiables para tomar decisiones. Cuando impuestos, nómina y facturación electrónica están alineados, y las conciliaciones cuadran con la realidad, usted puede fijar precios, negociar compras y planear inversiones con seguridad. El cierre fiscal no es el final del año: es el primer ladrillo de un 2026 más rentable y más tranquilo.