Cobranza preventiva: evite clientes morosos antes de que sea tarde

Dejar que la cartera se atrase genera un efecto dominó: aumenta la carga administrativa, se pierde tiempo en llamadas y negociaciones, se incurre en costos legales y, en muchos casos, se rompe la relación comercial con el cliente. Además, si la mora se convierte en incobrabilidad, el impacto en las finanzas puede ser irreversible. Por eso, invertir en prevención siempre será más barato y efectivo que la recuperación judicial o el castigo contable.

Cómo implementar una estrategia de cobranza preventiva

No necesita un software complejo ni un gran equipo para empezar. Con procesos claros y herramientas digitales accesibles, cualquier PYME puede organizar un sistema básico para reducir el riesgo de mora. Aquí le mostramos los pasos esenciales:

1. Conozca a sus clientes antes de vender

Antes de otorgar crédito, establezca un sistema interno de scoring: un puntaje que le indique qué tan confiable es el cliente. Puede basarse en tres criterios simples:

• Historial de compras con su empresa.
• Referencias comerciales.
• Nivel de endeudamiento visible (si usa reportes como DataCrédito).

Esto le ayudará a decidir si concede plazos, cuánto crédito otorgar y bajo qué condiciones.

2. Establezca políticas claras desde el inicio

Defina por escrito las condiciones de pago, fechas límite y consecuencias por retraso. Incluya esta información en el contrato, en las facturas y en la comunicación inicial con el cliente. Entre más claras sean las reglas, menos espacio habrá para excusas.

3. Detecte señales de alerta temprana

Hay comportamientos que indican riesgo de mora, por ejemplo:

• Solicitudes frecuentes de ampliación de plazo.
• Pagos parciales sin explicación clara.
• Falta de respuesta a comunicaciones sobre vencimientos.

Si identifica estas señales, actúe de inmediato: comuníquese, ofrezca alternativas y deje registro de los acuerdos.

4. Use recordatorios automáticos y personalizados

Hoy existen herramientas digitales que facilitan la gestión sin incomodar al cliente. Por ejemplo:

• Correos y SMS automatizados antes del vencimiento de la factura.
• Mensajes en WhatsApp con tono cordial, recordando la fecha límite.
• Notificaciones desde el portal empresarial de su banco.

Esto no solo reduce el riesgo de olvido, también refuerza la imagen de profesionalismo.

5. Mantenga una comunicación amigable, no invasiva

El objetivo de la cobranza preventiva es conservar la relación comercial. Evite mensajes intimidantes o llamadas insistentes. Opte por un tono proactivo: "Queremos recordarle que su factura vence el 15 de febrero. Si necesita apoyo, cuente con nosotros para buscar la mejor solución."

Herramientas digitales que facilitan la gestión

Los bancos y fintech ofrecen soluciones que pueden ayudarle. Algunas permiten programar recordatorios, generar links de pago o consultar el estado de las facturas en tiempo real. Si es cliente empresarial de Davivienda, por ejemplo, puede usar su Portal Pyme para gestionar cobros, pagos y transferencias en un solo lugar, evitando confusiones y mejorando el control de cartera.

Beneficios de aplicar una cobranza preventiva

Implementar estas prácticas trae resultados tangibles en poco tiempo:

• Mejora el flujo de caja, lo que le permite planificar inversiones y cumplir con obligaciones.
• Reduce los costos administrativos y legales asociados a la recuperación de cartera.
• Mantiene la relación con el cliente, evitando conflictos y pérdida de confianza.
• Disminuye la necesidad de recurrir a créditos costosos para cubrir huecos de liquidez.

¿Por dónde empezar?

1. Revise el estado actual de su cartera: ¿cuántos clientes pagan tarde?
2. Clasifique a sus clientes según riesgo: alto, medio, bajo.
3. Implemente recordatorios preventivos y acuerdos claros desde hoy.

No necesita esperar a que un cliente deje de pagar para actuar. La prevención es la clave para una gestión financiera saludable.