Planeación contra improvisación, el arte en la gestión de inventarios para su Pyme

Una de las tareas administrativas más importantes de su empresa es gestionar eficientemente el inventario. Registrar sus productos y hacer seguimiento al estado de cada uno de ellos es clave para el éxito de su pyme. Si maneja su inventario de forma eficiente todas las partes involucradas ganan, tanto empleados como clientes y proveedores. Pero si hay una mala gestión, pueden generarse pérdidas significativas por negocios no efectuados o exceso de almacenamiento.

Sabemos que mantener un inventario equilibrado, ordenado y que sea acorde con la realidad no es para nada sencillo, y más si su pyme pertenece al sector de la manufactura. Si para las empresas comercializadoras administrar su inventario es una labor desafiante, para las industriales el reto es aún mayor, debido a la cantidad de materias primas que requieren para fabricar cada producto.

Aquí le damos algunos consejos que podrá aplicar a su pyme manufacturera para que la gestión de su inventario de productos sea mejor todos los días.

Una de las buenas prácticas que debería implementar es tener inventarios separados: uno para las materias primas y otro para los artículos terminados. Esta es la estructura básica de un inventario en un proceso de manufactura.

Imagine este escenario: usted cuenta con un negocio de herrajes y accesorios de marroquinería, que ofrece a la venta alrededor de 1500 referencias diferentes. A esto súmele que cada producto se fabrica con materias primas variadas y tiene la opción de procesarse en 27 tipos de acabados de superficie distintos. En este escenario, calcular cuánta materia prima se podría utilizar en la fabricación de uno o varios productos basándose en un inventario unificado sería sumamente complejo.

Ahora bien, así maneje sus inventarios aparte, no olvide conectar la información para que analice cómo optimizar recursos y sobre todo para asegurar la trazabilidad de los procesos.

Uno de los resultados negativos de tener un inventario desordenado es el desabastecimiento. ¿Qué significa? Que su pyme no tenga los suficientes insumos ni productos para cumplir con la demanda.

Esto puede prevenirlo si realiza una debida planeación basada en el análisis de los productos con más demanda y la proyección de las ventas. Por ejemplo, puede identificar qué cantidad de materia prima necesita para fabricar los productos que tiene estimado venderá en las próximas dos semanas. Con esto en mente, mantenga la provisión necesaria para producir de manera continua durante ese tiempo. Como sugerencia, no mantenga insumos que no va a usar pronto y no elabore artículos que no va a vender. Así evitará costos de almacenamiento y producción.

Asimismo, para lograr un inventario equilibrado de productos y no sufrir de desabastecimiento, es necesario que mantenga un contacto permanente con sus proveedores. Tener una buena relación con quien le suministra los insumos le brindará tranquilidad de responder a cualquier eventualidad que se presente en el día a día de la gestión administrativa.

La mejor forma de garantizar que la información de sus inventarios esté sincronizada es utilizar un software especializado. Si bien muchos de estos requieren una inversión, es un gasto que traerá muchos beneficios a su pyme. Además de poder controlar y administrar mejor la cadena de suministro de las materias primas y la distribución de los productos terminados, los programas de gestión de inventario le proveen métricas valiosas que le mostraran la salud de su negocio.

Por ejemplo, un programa especializado puede presentar los detalles de su inventario en gráficas y reportes, que lo ayudarán a comprender la información más fácil e incluirla en sus proyecciones futuras de venta.

La gestión de tu negocio no debería improvisarse, es momento que uses un sistema ERP

Además de contar con un software especializado, contar con un equipo enfocado 100% en la administración de su inventario le dará la tranquilidad de estar haciendo un seguimiento adecuado. Contratar a 2 o 3 personas que se dediquen a registrar el estado de cada producto, realizar ajustes, manejar devoluciones, validar los insumos recibidos, implementar estrategias de optimización, etc., aumentará la eficiencia de sus procesos.

Como recomendación, asegúrese de que estas personas sean las únicas que registren nueva información en el sistema que utilice, con el fin de evitar equivocaciones que podrían ser perjudiciales para su pyme. Si otros empleados necesitan consultar el software, permítales acceder únicamente para consultar, no para hacer modificaciones.

Una gestión óptima de su inventario de productos no solo refleja la buena salud de su negocio, sino también le ayudará a identificar tendencias de consumo, planear mejor sus ciclos de producción, sacar ideas de nuevos productos y conocer cuál es la capacidad productiva real de su empresa. Por eso, no lo deje como una tarea secundaria. Si su pyme es manufacturera, la gestión de inventario debe ser lo principal. El día de mañana este registro será el que le dé luz verde para tener más puntos de venta, nuevas referencias de sus productos o la posibilidad de cubrir una mayor demanda. En otras palabras, le dará vía libre para crecer sin preocupaciones.