No espere hasta diciembre para empezar a implementar la factura electrónica

A partir del primero de septiembre de 2018, todas las empresas que forman parte del grupo de grandes contribuyentes deberán empezar a facturar electrónicamente, de acuerdo con el estatuto tributario y el Decreto 2242 de la DIAN, que dicta la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia. Así que actualícese cuanto antes y que no lo sorprendan las nuevas normas.

La DIAN se está preparado desde ya para recibir a todas las empresas del grupo de grandes a partir del primero de enero de 2019, y los invita a no esperar hasta diciembre para iniciar la preparación y revisión de los procesos de su negocio y sistemas de información para cumplir con este nuevo esquema de facturación.

La desinformación alrededor de la implementación del nuevo esquema de facturación ha predispuesto a los empresarios, ya que lo asocian, erróneamente, con pagos de nuevos impuestos. No se deje confundir y tenga en cuenta las sanciones en las que podría incurrir en caso de no implementar factura electrónica en los tiempos establecidos, según la DIAN:

• Una sanción hasta del diez por ciento (10 %) del valor de las operaciones no facturadas.
• Una sanción del 1 % del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de un millón de pesos ($ 1.000.000) (Valor año base 1987).
• Cuando haya reincidencia, se podrá aplicar la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 640, 657 y 658.

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Sí. De acuerdo con la Ley 1819 de factura electrónica, a partir del primero de enero de 2019 es obligatorio para todas las empresas reemplazar la generación de factura emitida por computador a factura electrónica, así que las empresas que no lo hagan no tendrán forma de generar facturas, es decir, no podrían generar ingresos además de las sanciones legales que esto implica. El hecho de no cumplir con la medida los expone a sanciones establecidas en el Artículo 651 del Estatuto Tributario. La recomendación entonces es a que se inicien los trámites desde ya, pues el tiempo recomendado para que una empresa pueda realizar esta implementación es de cinco meses.

Todas las empresas que en Colombia estén clasificadas como “grandes contribuyentes” y aquellas que sean seleccionadas paulatinamente a través de resoluciones de la DIAN. Dichas empresas cuentan con un total de seis meses para actualizarse o habilitarse como facturadores electrónicos, este tiempo está discriminado así: tres meses otorgados por el decreto 2242 y tres meses adicionales que les da el Estatuto Tributario.

Voluntarios

Aquellas empresas que no estén señaladas dentro de las clasificaciones anteriores, pero que quieran remplazar desde ya el sistema de facturación manual o por computador, y empezar a facturar electrónicamente, tendrán un total de seis meses para habilitarse como facturadores electrónicos.

Los beneficios de implementar la facturación electrónica son compartidos entre el Estado, el empresario y el consumidor:

Estado

• Le permite la modernización del recaudo de impuestos y así evitar su evasión.

Empresario

• Mejora la relación con clientes y proveedores
• Genera transparencia y trazabilidad
• Cumple las obligaciones tributarias
• Trabaja la responsabilidad ambiental y empresarial
• Reduce los costos de emisión, envío y almacenamiento de facturas
• Aumenta la eficiencia
• Reduce el trabajo administrativo
• Optimiza y agiliza los procesos de negocio

Consumidor

• Gracias a que el recibo que le entregarán al consumidor al momento de hacer una compra va a ser digital, podrá automatizar su proceso de contabilidad y, en el futuro, gracias a aplicaciones, podrá saber cuánto ha gastado y cuánto le queda, y así llevar un mejor control de sus ingresos.

Después de implementada la facturación electrónica, las empresas van a empezar a notar un cambio en algunas de las prácticas que normalmente realizaban dentro de sus empresas, algunas de estas son:

• No se podrá llevar un consecutivo.
• No se podrá facturar extemporáneamente.
• No se podrán rechazar facturas en el tiempo determinado.
• No se podrán reutilizar consecutivos.
• Cada anulación es una nota crédito. Información actualizada y veraz de clientes y proveedores.

• La alta gerencia debe asignar un equipo interdisciplinario interno para revisar su impacto en el modelo de negocio.
• Las empresas tendrán que realizar cambios significativos en sus procesos y en la tecnología con la que administran sus empresas.
• Es importante contar con un proveedor tecnológico que facilite la implementación de la facturación electrónica en Colombia, esto le garantizará a la compañía desarrollar procesos organizados y reglamentados.