Consejos para optimizar su gestión de inventarios

ABRIL/ 15 /2024

Los inventarios se refieren a las materias primas que una empresa usa en la fabricación de bienes y a los productos terminados que vende a los clientes. Dado que son activos de los negocios, su gestión es clave para evitar problemas de producción, flujo de caja y rentabilidad.

Aquí le damos algunas sugerencias que le permitirán clasificar los inventarios según su tipo, saber con cuáles se cuenta, organizarlos en el almacén y tenerlos siempre disponibles para satisfacer la demanda.

Tabla de contenido:

- La política de inventarios

- Cómo clasificarlos

- Tipos de gestión de inventarios

- El diseño del almacén aporta a la eficiencia del sistema logístico

- Kardex y tecnología a favor de la gestión de inventarios

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La política de inventarios

Las empresas se enfrentan a una disrupción de las cadenas logísticas a nivel internacional debido a la sequía que afecta al Canal de Panamá, los ataques a barcos cargueros en el mar Rojo, y el conflicto entre Rusia y Ucrania, entre otros eventos. Esta situación exige a las empresas tomar acciones para mejorar la gestión de inventarios no solo para atender la demanda, sino para evitar que se agoten los productos y contrarrestar el incremento en el precio de insumos y mercancías.

“El manejo de inventarios tiene un efecto directo en los costos de las empresas. En la medida en que su gestión sea más eficiente, la compañía mejora su desempeño, alcanza una mayor productividad y unas finanzas saludables”, explica Eliasib Rivera, profesor asociado de la Facultad de Ciencias Naturales e Ingeniería de la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano.

Para lograr esa meta, es indispensable diseñar una política de inventarios que establezca cómo se manejarán para satisfacer la demanda y obtener la utilidad esperada.

“Al diseñar estrategias adaptadas a las dinámicas del mercado es necesario que exista una comunicación fluida entre los actores de la cadena de suministro, estudiar la demanda y saber cómo cambia para determinar qué productos son los más solicitados”, asegura Jorge Romero, director del Área de Industrias y Tecnologías Digitales de la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano.

Aparte de la demanda y los productos, esta política debe contemplar variables como el manejo de los proveedores, el abastecimiento de la mercancía y los costos asociados a la tenencia de los inventarios, así como a su despacho a los clientes.

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Clasificación de los inventarios

“Para mantener el flujo de los materiales requeridos para producción, es necesario contar con buenos proveedores y su colaboración. Analizar qué tanto varía el tiempo de llegada de los suministros, por ejemplo, permite determinar el punto de reorden del inventario o la cantidad mínima que se debe tener de un artículo”, afirma Romero.

En lo que respecta a los productos terminados, dependiendo de qué tan aleatoria es la demanda y la obtención de materias primas, es posible planear tanto la producción como la gestión de inventarios, que incluye factores como el diseño del almacén y la estantería o la tecnología que ayude a optimizar el proceso.

“Si no existen riesgos con respecto a la materia prima y la demanda de un producto es estable, las cadenas de suministro son eficientes porque se generan economías de escala. Es decir que se produce en mayor cantidad a bajo costo”, dice Romero. Esto impacta positivamente el valor del picking o consolidación del pedido para producción o envío al cliente.

Por el contrario, cuando la demanda es variable o estacional, la empresa está obligada a ser ágil para adaptarse a esas variaciones de la demanda en relación con el producto que requiere. Hay que tener ese plan sobre la mesa.

Una fórmula eficaz para identificar cuáles son los productos que representan mayores ventas y rentabilidad es aplicar la ley de Pareto, según la cual esos productos de mayor demanda representan el 20% del total. Así se sabe de cuál bien hay que tener mayores existencias, aclara Rivera.

Tipos de gestión de inventarios

Una vez identificados los factores anteriores, cada empresa puede elegir entre diferentes modelos de gestión de inventarios. El más común se denomina “Q” y propone que el reabastecimiento se haga cuando existe una cantidad mínima de un artículo en bodega. El modelo “P”, por el contrario, sugiere que el reabastecimiento se haga periódicamente, según lo determine cada negocio.

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El diseño del almacén aporta a la eficiencia del sistema logístico

Para que el reabastecimiento sea efectivo, así como el despacho de los productos terminados, es imprescindible considerar el diseño del almacén. Usualmente, las grandes manufactureras que, por consiguiente, tienen un alto volumen de ventas, albergan menos referencias en sus bodegas. Esa alta rotación hace que el inventario sea más sencillo de manejar.

Pero ¿qué sucede con las pymes que manejan variedad de productos y tienen la necesidad de clasificarlos y gestionarlos adecuadamente hasta que se logre su venta? Los expertos de la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano aconsejan tener en cuenta estos principios de optimización del espacio:

1. Minimizar la cantidad de pasillos porque estos se pueden usar para almacenar mercancía.

2. Reducir el recorrido que hacen los operarios durante el proceso de picking o consolidación del pedido para que sean más eficientes. El producto de mayor rotación, por ejemplo, debe estar ubicado cerca a la puerta de salida.

Kardex y tecnología a favor de la gestión de inventarios

Como solo se puede controlar y mejorar lo que se mide, es clave que las compañías realicen un seguimiento sobre su gestión de inventarios. En este sentido, es recomendable que tengan en cuenta los siguientes aspectos:

-Kardex:

Es un registro de las entradas y salidas del inventario. Permite conocer el nivel de existencias y su costo.

-Indicadores financieros:

Revelan si la gestión de inventarios está funcionando o no, según las proyecciones financieras del negocio. Algunos son: valor de las materias primas, de los productos disponibles, de las ventas, del transporte y costos administrativos.

También son claves los costos de almacenamiento o lo que cuesta tener un producto en un anaquel y el costo de hacer el pedido (realizarlo, estar pendientes de que llegue, ubicarlo en el almacén). Se busca tener un balance entre los dos costos anteriores.

-Herramientas de analítica de datos o inteligencia artificial:

Ayudan a predecir la demanda futura de un bien con asertividad, lo que facilita la adaptación a esos posibles cambios del mercado, que la información se comparta entre las áreas involucradas con los inventarios como la de ventas y producción y que se tomen decisiones de negocio.

La familiarización con la tecnología no da espera porque se proyecta que en unos años se impondrán sistemas autónomos de inventarios que hagan proyecciones de demanda, producción y tiempos de entrega en las que hoy todavía interviene el factor humano.

Finalmente, hay que considerar que el inventario obsoleto sigue contando como un activo en términos contables y tributarios, por lo que cada empresa debe idear una metodología para saber cuándo un producto ya no se venderá y qué hacer con él.

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