¿Qué es la facturación electrónica? Explicación para principiantes

¿Qué es la facturación electrónica? Explicación para principiantes

La factura electrónica le trae muchos más beneficios a su empresa de los que imagina. En este artículo desglosamos punto por punto qué es y por qué es indispensable pasar del papel a lo digital.

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¿Ha escuchado esa frase que dice: “todo fluye, todo cambia, nada permanece” que se le atribuye al filósofo griego Heráclito? Pues el hombre no se equivocaba con su afirmación. El uso de la tecnología en estos tiempos ha permeado de maneras inimaginables la cotidianidad. Por ejemplo, en las empresas, la transformación se está dando en el área de la facturación tradicional y en ese sentido es necesario que tenga claro qué es la facturación electrónica.

La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional en papel. Esto quiere decir que el documento que se entrega ahora para garantizar una transacción y que contiene los datos de una empresa, productos, bienes o servicios y transacción, viene en formato digital o virtual.

Ilustración factura electrónica digital

Tanto la factura tradicional (papel) como la electrónica cuentan con la misma validez y la diferencia radica en el medio (electrónico-papel) y en que la factura digital, según la DIAN, se expide por medio de un software y se puede enviar o recibir por diversos canales: correo electrónico, software o servidor y de esta misma forma se valida o rechaza.

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Recientemente se presentó un cambio para las pymes al respecto, pues a partir del 31 de mayo del 2021 se deberá implementar o agregar al sistema de facturación digital, de acuerdo con la Resolución n.º 00013 de 2021, el documento soporte de pago de nómina electrónica.

Esto quiere decir que debe empezar a entregar el soporte de pago de la nómina de sus empleados por medios electrónicos. El plazo máximo de implementación está establecido según el número de empleados en el Capítulo I, Artículo 6 de la Resolución mencionada.

Beneficios que le brinda la facturación electrónica

Aunque parezca lo contrario, la facturación electrónica puede generarle ahorro en el costo del proceso, además le brinda seguridad y rapidez en los métodos de cobranza. Aquí le explicamos los principales beneficios:

Es más económico facturar electrónicamente

Se estima que el ahorro que representa la facturación electrónica es de hasta un 80 % frente a los gastos que se generan en la facturación tradicional, esto según un estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, CIAT.

Automatiza y simplifica trámites

La automatización de la factura electrónica se da gracias al uso de softwares para expedir las facturas de manera automática, entonces hay ahorro en tiempo en la gestión de las actividades de facturación (generación, recepción, contabilidad, comercial, compras y gestión documental). Además, disminuye los costos de envío y recepción de facturas, y facilita el seguimiento: rechazo/aceptación.

Consulta la información en tiempo real

En caso de que requiera conocer el estado de las facturas electrónicas, puede consultarlas de manera inmediata y si quisiera recuperarlas contará con la información en línea, ya que cuenta con el soporte digital para siempre.

Facilita trámites clave ante la DIAN

La facturación electrónica les facilita a los contribuyentes las devoluciones automáticas de los impuestos. Además de darles a las pymes facilidad para expedir estos documentos, sirve para facilitar la notificación de la facturación a la DIAN pues la validación se hace de manera automática y es una herramienta que ayuda a evitar la evasión de impuestos.



Fuentes consultadas:

DIAN. Beneficios. En: https://www.dian.gov.co

DIAN. Resolución Número 000013. En: https://www.dian.gov.co/

Carlos Olivella. Nómina Electrónica: DIAN implementa nuevas tecnologías. En: https://www.asuntoslegales.com...

Dayhana Correa Sanchez. ¿Qué es la facturación electrónica? Colombia 2020. En: https://www.youtube.com/

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