Sistemas de recaudo: ¿Cuánto le cuesta a su pyme recibir pagos sin identificar?

Recibir pagos de sus clientes y no tener un sistema para identificarlos afecta no solo a su negocio, también a sus clientes. Le mostramos por qué es el momento de mejorar su forma recaudo.

Piense un momento en qué pasa en su pyme. Cuando un cliente le paga un dinero, ¿cómo reconoce con exactitud quién fue?, ¿cómo sabe cuánto consignó? o ¿cómo se entera de la fecha en que hizo el aporte? Si no tiene clara las respuestas, es porque quizás cuenta con un recaudo básico.

Primero, definamos el término. A grandes rasgos, el recaudo consiste en recibir dinero de los clientes asociado a las ventas, a través de diferentes canales, bien sean oficinas bancarias o medios electrónicos. Cuando usted como empresa solo puede conocer cuál fue el monto y el medio de pago, pero no tiene acceso a información del depositante, se le conoce como recaudo básico.

Ahora bien, esta forma de recaudo sin referencia alguna puede generarle problemas a su pyme, ya que lo obliga a cruzar cada pago con el registro de cartera de forma manual. Esto puede afectar la operación, los estados financieros e incluso la relación con sus clientes.

Aquí le contamos cuáles son los inconvenientes de tener un sistema de recaudo básico y por qué es momento de tener un control total sobre quién le paga, qué y cuándo.


Falta de información

Cuando tiene un sistema de recaudo básico la información es muy limitada. Por ejemplo, si al consultar su salgo se da cuenta que le consignaron 1 millón de pesos, únicamente podrá saber cuál fue el monto, el medio de pago y el lugar donde se hizo, pero no conocerá nada del depositante. Y ahí, al recibir estas consignaciones mudas, se pierde información de gran valor.

Al tener un sistema de recaudo con referencia, usted puede recopilar datos financieros valiosos de sus clientes y así, entender sus comportamientos, identificar oportunidades de negocio y ser más preciso en la toma de decisiones.

Además, tener la información adecuada le permitirá no cometer errores en sus estados financieros como cubrir gastos financieros con plata no identificada. Recuerde, si sus documentos financieros están organizados, lo más probable es que lo esté todo su negocio.

Una operación más costosa

Volvamos con el ejemplo. Cuando va a ingresar ese millón de pesos a su sistema de cartera, se da cuenta de que 20 clientes le deben esa cifra y que debían pagar en una fecha similar. En este caso no puede saber quién fue fácilmente, a no ser que haga un proceso manual y dispendioso para averiguarlo.

Una de las formas más comunes de solucionar el problema es pedirle una copia del pago al banco y solicitarle directamente a su cliente que le envíe la consignación escaneada o una captura de pantalla de la transacción, en dado caso que se haya hecho por medios electrónicos. Pero hacer este proceso resulta más costoso y dispendioso para su pyme.

Tener que cruzar 50 o 200 pagos con su sistema de cartera de forma manual al final de cada mes se puede convertir en su peor dolor de cabeza, no solo por el tiempo que lleva sino por los errores que pueden cometerse en el proceso. Y tener a una persona dedicada exclusivamente a eso no es una solución eficiente, sabiendo que hoy en día existen soluciones que lo hacen de forma automática y en tiempo real.

Perder la credibilidad de su empresa

No identificar los pagos que hacen sus clientes no solo afecta su negocio, también a ellos. Si usted no tiene un estado de cuenta actualizado de cada cliente, quizá cometa el error de cobrarle a alguien que ya le ha pagado. Si una persona paga puntual pero la empresa no registra sus pagos y no lo tiene identificado, probablemente pierda la confianza, cancele su servicio o no vuelva a comprarle. Y perder clientes es un lujo que no puede darse.

Cuidar a sus clientes, reconocer a los que pagan anticipadamente y tener claro quiénes son los deudores es clave para que su pyme sea vista como una compañía seria.

Con esto en mente, es importante que piense en tener un recaudo con referencia, que le permiten acceder a la información que necesita para mantener una buena salud financiera y una óptima relación con sus clientes. Piense que así hoy en día su pyme tenga una cartera pequeña, mañana será una gran empresa que necesitará un sistema de recaudo robusto que le permita optimizar toda la operación del negocio.


Ahora bien, ¿quiere conocer más sobre el recaudo con referencia? ¿Quiere entender cómo puede mejorar la eficiencia de su operación? Este artículo sobre los beneficios de un recaudo con referencia podrá aclararle todas sus dudas.

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